top
请输入关键字
科研相关业务办事流程
2024.05.08

工学院科研与学科建设办公室相关的办事流程

由于各科研主管部门的流程和表格不尽相同,办理科研项目相关事项前,请务必明确此项目属于哪个科研主管部门管辖,然后查找对应办事流程。

1. 理工科研三大主管部门、学科建设办公室及其它。

a)   科学研究部(http://www.research.pku.edu.cn,简称科研部)。主管财政拨款的纵向科研项目及奖励申请等。

b)   科技开发部(http://kjkfb.pku.edu.cn)。主管一般的企事业单位合作的横向科研项目、成果转化、专利申请和转让、软件著作权申请等。

c)   先进技术研究院(http://www.ati.pku.edu.cn,简称先进院)。主管国F相关的各类科研项目及奖励申请等。

d)   学科建设办公室(http://xkb.pku.edu.cn,简称学科办)。主管学科建设经费(双一流经费/基本科研业务费/引导专项等)。

e)   其它部门(https://bmb.pku.edu.cn/ 等)。

2. 名词解释。

外协拨款:指学校按科研合同(任务书或计划书等)将经费转拨至联合申请单位的行为。外协经费学校不提取管理费。项目结题的决算表一般需要合并计算。

内协拨款:指学校按科研合同(任务书或计划书等)将经费转拨至本校其他合作者的行为。项目结题的决算表一般需要合并计算。

外包拨款:指学校按外包合同将经费转拨至非联合申请单位的行为。该支出一般归入预算中的测试化验加工费(有的叫协作费或外协费,跟上面提到的外协是有区别的)。

3. 一般科研材料盖章、相关资质证书领取。

a)   科研部和科技开发部主管的相关事项中若涉及北京大学公章、校长章、法人证书/组织机构代码证(营业执照、组织机构代码证和税务登记证三证合一)、法人身份证复印件,从“校内门户->办事大厅->科研用印”走在线审批,审批完成后,下载并打印审批表,按照审批意见里的要求携带审批表及相关材料去校办盖章或领取相关证件(红四楼114)。

b)   先进院主管的相关事项只能走线下审批流程:先进院主页的“申请项目/签合同需要带什么”网页下载“北京大学用印审批表”,科研办公室签字,综合办盖学院公章,先进院审批,最后去校办盖章或领取相关证件。

c)   开户许可证、开户行资信证明、资产负债表等科研相关财务资料领取方式:财务部网页->下载专区->科研经费->领取科研相关财务资料申请,如果申领开户许可证,在申请表的“其他:”栏填写开户许可证。科技开发部主管横向项目相关资质也可走下一条的流程。

d)   科技开发部横向项目申请领取相关资质,如开户许可证复印件、资产负债表、纳税证明、社保缴纳证明、开户行资信证明等:科技开发部主页->服务指南->合同管理->资质文件领取流程。

e)   先进院相关资质领取方式:先进院主页->常用下载->科研资质使用申请表。

f)   保密资格证书领取方式:填写“保密资格证书使用申请表”去校保密办领取,非密人员需同时携带半年内的考试答卷和资格审查表(办理完前半部分即可)复印件,具体请联系学院保密管理员。

4. 项目申报材料中相关数据。

a)   一般统计数据(教职工等)获取渠道:北大网页->北大概况->信息公开->统计数据/财务决算等。

b)   其它信息,如:北京大学统一社会信用代码、法定代表人、财务负责人、银行账号等。可以参考先进院主页“北京大学相关信息”或科研部主页“经费划拨与管理”。也可参考学院汇总的项目相关单位信息文档(密码请联系学院科研办)。

5. 科研部主管的纵向项目。

a)   一般情况下盖北京大学公章,走线上科研用印流程。

b)   北大为委托方或受托方的外包/外协/协作等次级合同一般盖北京大学科研合同专用章,线下,具体参考科研部主页->次级合同。科研部基础研究办公室负责的次级合同,一般不盖北大公章和校长章。百万及以上测试、化验、加工等外包服务合同,除办理科研主管部门的次级合同审批外,还需报实验与设备管理部进行招标采购,具体请参考实验与设备管理部官网。

c)   经费入账(含内外协)。请参考“附一、科研部主管项目的经费拨款(入账)流程”。

d)   预算调整。流程请参考科研部主页->经费划拨与管理->北京大学理工科民口科研项目预算调整流程。设备费总额不变的前提下如果调增设备购置费,分两种情况:如果是因为设备单价上涨造成的,不用审批;如果是因为购买的内容发生变化,则需要走审批流程。线上审批完成后,如果项目组需要纸版存档,可以在系统中下载填写好的审批表到学院和科研部盖章。

e)   结题项目结余资金结转。结转办理后各科目可打通使用,不再受原预算的限制。流程可参考科研部主页->经费划拨与管理->结账办理流程(或:财务部主页->服务指南->科研经费->结题结账->结账办理流程),其中的附件也可直接从这下载:财务部主页->下载专区->科研经费,办理时需携带有效的项目已结题证明。国家自然科学基金一般在收到基金委的结题通知后,由学校直接统一办理。

f)   非集中受理期的国家自然科学基金申请书。目前基金申请全面无纸化,非集中受理期的申请书尽可能提前提交,给可能的修改预留足够的时间,提交后务必告知科研办审核,最后经科研部在截止时间前审核提交给基金委才算正式提交成功。

g)   非集中审批的国家自然科学基金计划书填报注意事项请参考“附二”。

h)   国家自然科学基金的各种变更。通过基金委的“科学基金网络信息系统”办理,具体流程请参考“国家自然科学基金资助项目变更管理规程”最后的“附表1-4及变更流程图1-10”(基金委官网导航栏“政策法规->其他规范性文件”),也可以参考“科研部主页->科研项目->基金委项目->业务指南->【项目变更】国家自然科学基金项目变更流程及注意事项”。若涉及经费转出或退款,相关表格请参考“科研部主页->常用下载->经费管理->国家自然科学基金财务相关业务模板”。基金委系统提交变更申请后,一般需要下载打印两份审批表,其中一份盖学院公章,给科研部留存备案(在北京大学科研用印申请时作为辅助材料上传系统),另一份通过常规流程申请盖北大公章(表内审核人签字:科研部基础研究办公室老师)。

i)    国家自然科学基金变更依托单位后的经费转入。经前述“国家自然科学基金的各种变更”向基金委提交依托单位变更申请并获批后,可以向原单位申请转出剩余的经费。后续入账手续可参考“附一、科研部主管项目的经费拨款(入账)流程”,系统里新建项目时,除了上传基金计划书(盖章版不好拿到,可以是未盖章版)外,还需要上传基金委的依托单位变更批准通知,以及原单位财务盖章的经费收支表,经费收支表可参考基金结题时的决算表,行包括总经费、直接经费【下设:设备费(列出“其中:设备购置费”)、业务费、劳务费】、间接经费,列包括预算数、已拨经费数、累计支出数和结余经费数。

j)    出站博后、离职、连续一年以上出国(对于青年、优青、杰青项目)或者死亡等人员承担的国家自然科学基金项目处理方式。情形1:如为项目负责人,原则上须及时提出项目终止、负责人变更或依托单位变更申请;如为主要参与者,可办理参与者退出、新增或参与者信息更正(即参与者工作单位变更/合作研究单位变更)等。具体方法请见前面相关说明。情形2:若不愿变更依托单位,项目负责人离职或出站后将无法访问北大财务系统,可由项目负责人、校内经费代管人、院系三方签署《科研项目实施保障情况说明》,报科研部、财务部备案,然后该项目经费(含已拨和未拨)在科研和财务系统中转至代管人名下。

k)    博后变职工原项目转新账号。相关表格请参考“科研部主页->常用下载->经费管理->国家自然科学基金财务相关业务模板”。

6. 科技开发部主管的横向合同。

a)   合同相关信息。单位名称为北京大学,其它信息请参考本文档第4条“项目申报材料中相关数据”的“其它信息”。联系方式可参考:科技开发部主页->关于我们->联系我们。

b)   投标申报项目、合同签订等:请见科技开发部网页“服务指南->合同管理”下各相应栏目(注:合同签订与项目申报的用印流程不同)。系统填写信息时请注意:合同一般都需要加盖骑缝章,用章类型请选择“校章”(“合同章”是为兼容目的保留的,一般不选)。除外协、研制产品组件设备合同外,小于5万的出款合同由学院直接审批盖章。

c)   入账、外包外协拨款、现金奖励等:请见科技开发部网页:服务指南->经费管理。

7. 技术转让和技术入股:请见科技开发部网页:服务指南->技术转让(技术入股),10万以上需经学院党政联席会议审核。

8. 先进技术研究院主管国F相关项目,均线下办理

a)   项目申请。请见先进院主页“申请项目需要带什么”。预算可参考“先进院项目预算相关注意事项”。

b)   合同/任务书的签订。请见先进院主页“签合同需要带什么”,如果项目涉密,要求合同条款中明确具体的涉密事项(要点)、保密期限和范围,若合同未明确,需甲方提供单独的相关证明材料,甲方因特殊情况无法提供的,可由工学院定密专家小组出具“项目定密的审批证明”。非密人员请提前或同时联系学院保密管理员办理入密手续。

c)   外协/外包合同的签订。10万元及以上,请见先进院主页“签订外协外包合同需要带什么”。10万元以下由学院审批盖章。百万及以上测试、化验、加工等外包服务合同,除办理科研主管部门的外包合同审批外,还需报实验与设备管理部进行招标采购,具体请参考实验与设备管理部官网。

d)   入账流程。请见先进院主页“入账流程简化啦”。

e)   预算调整。请从财务部主页->下载专区->科研经费->科研项目预算调整申请审批表(先进院专用)。

9. 专利和软件著作权申请。

a)   专利申请。请使用科技开发部的“知识产权管理”系统(校内门户-办事大厅-知识产权管理,ipms.pku.edu.cn),与北大合作的专利代理机构也使用此系统办理相关事宜。 “成果披露”属于专利申请前的一个环节, “专利提案”即专利申请。专利申请相关材料的盖章也已集成在“知识产权管理”系统里。

b)   与北大合作的专利代理机构请见科技开发部网页:服务指南->知识产权->专利代理机构。

c)   软件著作权申请见科技开发部网页:服务指南->知识产权->软著申请流程,相关申请和盖章申请已集成在“知识产权管理”系统里。

10. 新聘人员的启动经费申请。

a)   提供职工号(工作证号)、北大E-mail、入职合同里承诺的学院启动经费额度,由科研办建立项目填报入口。

b)   申请人登录“学科建设管理信息系统”(学科办主页左上角),进行填报。启动经费使用期限原则上不超过3年,当年的预算经费当年花完(一般是11月底之前,具体时间请见学科办拨款后的邮件通知)。

c)   完成填报后点提交,经学科办审核通过后(若未通过,系统里会有反馈意见),由系统导出申请书PDF,项目申请人和单位负责人签字,盖学院公章后将扫描件上传至系统,无需送交纸质版。

d)   学科办审核完成后即会办理拨款手续,同时给申请人发送财务账号等相关信息。

e)   以后可能涉及到的变更表格以及博士后培养费的操作流程可以参考学科办网页的常用下载。

11. 学术报告的组织与发布。报告组织单位填写好相关信息后发给科研办公室,然后由科研办全院发布,报告所涉及的相关费用由邀请人通过各种途径自行解决。

12. 科研相关材料非涉密/内部证明材料盖保密委员会公章。填写“北京大学对外提供材料保密审查审批表”,根据表格内设定的流程依次办理,最后到校保密办公室盖章。

13. 各类科研机构申请与管理。请参考科研部主页->科技创新基地->基地管理(虚体机构),科技开发部主页->下载专区->协同创新实验室协议(注意协议中的红色标注,企业联合实验室),学科办主页->常用下载->学科规划(实体机构)。2021年底开始学校已明令禁止院级机构。

14. 各种资料下载。下载科研经费学校和学院管理费规定汇总;下载“北京大学科研项目经费财务管理情况概述”(可用于项目申请结题等);2023年科研助理培训部分资料


附一、科研部主管项目的经费拨款(入账)流程

科研经费到北京大学账户后需要办理拨款(入账)手续才能拨到项目负责人专门账户下。请使用科研管理信息系统(http://resinfo.pku.edu.cn,或 校内门户->信息服务->科研管理->负责项目)办理入账事宜。具体流程如下:

1. 新建项目。进入个人业务->我的项目(代管项目),查找是否存在“通过校级审核”的相应项目。如存在相应项目,但处于“待填写”状态,请完善相关信息后提交学院和学校审核;如存在“通过校级审核”的相应项目,但信息不够完善(比如:需要内外协拨款,但没填写内外协预算信息,或者没上传相应的外协合同/合作协议等,这种情况一般是学校在集中入账时自动新建的项目),请在系统中“负责项目”页面找到“退回申请”,申请退回后才能添加上信息;如不存在相应项目,请添加此项目,并提交学院和学校审核。填报项目信息时请注意以下事项:

a. 任务来源一定要选择准确;

b. 预算信息一定要填写,拨款环节需使用预算数据。如有内协(校内分拨)和外协(校外合作单位,不是外包),请填写每个内协人员和外协单位的预算信息。部分项目不设间接经费,预算中的管理费可列入“其他支出”。注意资金单位是“元”。

c. 请上传带有预算信息的盖章版合同(或任务书、计划书等),部分项目难以获得最终的盖章版,可用系统导出的计划书或任务书,例如:我方负责的国家自然科学基金。如有外协,请务必上传带有预算信息及对方银行信息的合作协议(盖章版)。

2. 经费拨款。个人业务->拨款申请->添加拨款申请->选择A(一般有银行到款时选择A,拨款的同时可办理内外协;如果从已拨款项目/课题办理内外协可以选择B或C,北大牵头的国家自然科学基金项目一般科研部都直接入账,然后负责人再自行办理内外协,这种情况都选B或C)->选择到款(选择管理部门:科研部,输入来款单位或者到款金额查询)->选择收款项目->填写划拨明细->保存提交(有外协的需要课题负责人确认,即使是负责人操作)。如果入账经费完全为间接经费,经费划拨明细表中“间接经费”一行的“计算项目”选“是”,“划拨比例”填100。如同时给两个及以上内协拨款,因系统暂时还不能同时提交,需每个内协要提交一个拨款申请

3. 科研管理系统右上角的“系统帮助”有帮助文档及视频,请您参考,尤其是业务培训手册第一版中的建项和拨款两个部分。基本流程和有关模板可以参考科研部网页->经费划拨与管理->北京大学理工科科研经费划拨流程。科研部单独录制的建项和拨款视频下载:
建项演示下载 、拨款演示下载


附二、非集中审批的国家自然科学基金计划书填报注意事项

1. 预算编制(预算制项目):

a. 预算表中各科目金额原则上不应超过申请书各科目金额

b. 有合作单位的,请在《预算说明书》末尾添加合作外拨资金情况说明,可参考如下模板:“合作研究单位为_______,任务负责人是________,承担直接经费金额_____万,占项目总直接经费的比例为_____%”。

2. 正文:不是所有项目类型都直接勾选“研究内容和研究目标按照申请书执行”,应当仔细参照《资助项目计划书填报说明》有关规定,联合基金的重点和重大研究计划的重点与普通重点项目要求一致。填写时请勿直接复制申请书正文

3. 由于基金委审核后可能退回修改,建议待系统中计划书状态变为“基金委已审核”或“等待基金委接收纸质”后,再下载打印最终版计划书。

4. 计划书双面打印一式两份,并把项目申请书的签字页&盖章页(一式两份,不需要完整的申请书)分别装订在计划书最后。若有合作单位,申请书签字页的参与者签字和盖章页的合作单位公章请提前办理好。

5. 计划书和申请书盖章页的依托单位公章走线上科研用印流程,盖完公章后,计划书的科研部门负责人和财务部门负责人签章(包干制项目没有此项)可直接前往科研部和财务部办理。注意项目申请书和计划书都需要项目负责人签字,申请书签字页需要参与者签字(该表为空除外)。

6. 非集中审批基金项目的纸版计划书提交需要报送公函(其公章可与前述用印同步办理),模板请参考科研部主页->常用下载->办事流程->基金项目申请书和计划书的报送公函(中德中心除外,所需材料单独通知)。


附三、重要项目信息了解渠道

1. 国家自然科学基金。

a)   网站:http://www.nsfc.gov.cn

b)   集中申请期:每年1月初发布指南,北大3月初完成申请提交(后面预留十几天用于校内院系互审和修改)。

c)   非集中受理期:学校会通过邮件转发主要项目申请信息。

2. 科技部相关项目。

a)   网站:https://service.most.gov.cn (国家科技管理信息系统公共服务平台,项目申报相关)  http://www.most.gov.cn (科技部)

b)   项目类型:重点研发计划下的各类重点专项(含仪器类)、科技创新2030、重大专项等

c)   网站信息提醒:“通知通告”和“申报指南”栏,其中“通知通告”包含申请流程通知和指南链接,“申报指南”栏没有申请流程通知内容。

d)   学校一般会通过邮件转发相关信息。

3. 先进院主管相关项目。

a)   相关信息了解:“先进院科研交流.pdf”(倒数第3、4页列出了主要项目类型,两页有对应关系)、“先进院介绍.pdf”。此文档可向科研办索要。

b)   先进院一般通过微信发布相关信息,学院将及时转发。


未详尽事项可与工学院科研办联系(bc@pku.edu.cn62753831,理科五号楼624)。